Đào tạo nhân viên kiểm tra thông tin từ người tham khảo

Tôi luôn ngạc nhiên không chỉ vì con số các công ty hoàn toàn không kiểm tra thông tin người tham khảo quá cao mà còn vì những người được phân công làm nhiệm vụ quan trọng như thế này có qua đào tạo lại quá ít. Công tác kiểm tra thông tin từ người tham khảo một cách chuyên nghiệp đòi hỏi nhiều kỹ năng rất cụ thể ở nhân viên đảm nhận vị trị này,  nếu như bước kiểm tra  này đóng vai trò quan trọng trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng

Ba yêu cầu  mà người kiểm tra thông tin từ người tham khảo cần có:

1. Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn từ xuất sắc.
2. Kiến thức rộng.
3. Trí tò mò.

Trên hết, còn có một số chỉ dẫn cơ bản mà bất kỳ ai cũng cần làm theo khi nói chuyện với người cần tham khảo:

• Chỉ đặt những câu hỏi liên quan cụ thể tới biểu hiện trong công tác. Những gì mà một người nào đó thực hiện trong giờ riêng không liên quan gì đến chuyện kinh doanh của nhà tuyển dụng, trừ phi nó ảnh hưởng đến khả năng làm việc của người đó.
• Đừng bao giờ đặt những câu hỏi lan man liên quan đến những khía cạnh được luật pháp bảo vệ, như tuổi tác, chủng tộc, tôn giáo, quê quán,v .v.
• Đừng hỏi những câu hỏi mở, dạng như, "Anh/chị  cho rằng năng lực của anh A(chị B) này tốt, thường hoặc dở?" Hãy hỏi, "Anh/chị mô tả năng lực làm việc của anh A(chị B) nhìn chung như thế nào?"
• Đảm bảo người tiến hành bước kiểm tra thông tin về người tham khảo, xác minh không chỉ thông tin cá nhân anh ta, mà còn cơ quan anh ta đại diện, nhà tuyển dụng cần thông báo rõ lý do họ liên hệ với anh ta. Bước kiểm tra thông tin từ người tham khảo là một bài tập trực tiếp; không có lý do gì để giấu ai là người gọi và lý do gọi điện.

Phần này không nhất thiết phải chỉ dẫn mà tự bản thân người được chọn làm nhiệm vụ này có kỹ năng bẩm sinh phù hợp với yêu cầu công tác. Nếu một người tham khảo trả lời câu hỏi liên quan đến biểu hiện trong công việc như vầy, "Ồ, anh ta là nhân viên giỏi nhất mà tôi từng có," thì lập tức người kiểm tra phải biết cách triển khai câu trả lời này như, “Thật tuyệt khi biết được điều này. Anh/chị có thể vui lòng cho tôi biết vài ví dụ chứng tỏ anh A xuất sắc không?" Vấn đề ở đây chính là đừng bao giờ chỉ nghe những nhận định chung chung và bỏ qua. Câu hỏi khai triển phải nhắm vào tính cụ thể và xác minh tính chính xác và giá trị thật của câu trả lời ban đầu trong quá trình lựa chọn nhân viên quan trọng hơn.

Kiểm tra thông tin từ người tham khảo giống như một nghệ thuật hơn là khoa học. Đây là một cuộc chuyện trò thân mật giữa hai người: người kiểm tra, đang cố gắng đảm bảo xác định đúng người cần tuyển, và người tham khảo là người hy vọng giúp đựơc một ai đó thăng tiến trong sự nghiệp. Sự quân bình giữa thông tin của người tham khảo và nhận định của nhà tuyển dụng là điểm quân bình khách quan. Trách nhiệm tìm thấy điểm quân bình thuộc về người làm công tác kiểm tra, chứ không phải là người được hỏi. Đó là lý do tại sao mà quá trình kiểm tra người đi tham khảo thông tin đòi hỏi sự pha trộn giữa kỹ năng và huấn luyện.

Sau đây là ví dụ chứng tỏ một người kiểm tra đã qua huấn luyện làm việc hiệu quả như thế nào: Cách đây không lâu, một trong số các thành viên của chúng tôi được một người tham khảo trà lời, "Tôi thật sự muốn đưa ra nhận xét thật tốt về Mary, nhưng sau khi nói chuyện với ông/bà, tôi không chắc là mình làm thế." Trong khi điều này nghe có vẻ khó chịu, nhưng nó xoáy thẳng vào trọng tâm của bước kiểm tra người tham khảo: Một đánh giá chân thực về năng lực làm việc trong quá khứ, không chỉ về ưu điểm của ứng viên mà còn những lĩnh vực mà họ cần củng cố hoặc huấn luyện thêm.

Nền tảng của bước kiểm tra thông tin người tham khảo là nhận định không có ai hoàn hảo cả,  tất cả chúng ta đều phải học hỏi thêm, biểu hiện tốt hơn và tích lũy kinh nghiệm nữa. Mục tiêu của nhà tuyển dụng là không chỉ đảm bảo ứng viên thích hợp với công việc, mà còn đảm bảo công việc phù hơp với ứng viên.

HR Vietnam (Theo Monster)